Operator pocztowy dla firmy – jak wybrać?

Data publikacji: 2013-11-04
Oryginalny tytuł wiadomości prasowej: Operator pocztowy dla firmy – jak wybrać?
Kategoria: BIZNES, Firma

Skoro przedsiębiorcy nie są już skazani na usługi państwowego monopolisty, mogą dokonywać wyboru spośród wielu różnych operatorów. Aby ten wybór nie był przypadkowy, warto ustalić kryteria, które pomogą w decyzji. Co należy wziąć pod uwagę?

Dzięki obowiązującej od początku tego roku ustawie Prawo pocztowe, przedsiębiorcy otrzymali możliwość korzystania z usług wielu różnych operatorów pocztowych. Na co jednak zwrócić szczególną uwagę podczas wybierania operatora dla firmy?

Obecnie w „Rejestrze operatorów pocztowych” prowadzonym przez Urząd Komunikacji Elektronicznej widnieje aż 267 podmiotów, a do liczby firm dostarczających przesyłki, należy jeszcze doliczyć firmy kurierskie, działające na podstawie Prawa przewozowego. Teoretycznie każda z zarejestrowanych firm na równych prawach może świadczyć usługi pocztowe lub kurierskie – w praktyce jednak ogólnopolska działalność wymaga rozbudowanych struktur, a na takie pozwolić może sobie najwyżej kilkanaście podmiotów. Wśród operatorów pocztowych do największych przedsiębiorstw należą Poczta Polska, PGP, InPost oraz ForPOSTA, a wśród firm kurierskich – UPS, DHL, Siódemka i GLS. W praktyce jednak rozróżnienie pomiędzy operatorem pocztowym a firmą kurierską coraz częściej się zaciera.

– Dużą część innowacyjnych usług najpierw wdrażała branża kurierska, a dopiero za jakiś czas branża pocztowa przystosowała je do swoich potrzeb – mówi Tomasz Kuśmierski, prezes zarządu ForPOSTA S.A. – W obecnych czasach nowoczesny operator pocztowy, tak jak w firmach kurierskich, monitoruje każdą przesyłkę, nadaje jej indywidualny numer oraz statusy – dodaje.

Skoro przedsiębiorcy nie są już skazani na usługi państwowego monopolisty, mogą dokonywać wyboru spośród wielu różnych operatorów. Aby ten wybór nie był przypadkowy, warto ustalić kryteria, które pomogą w decyzji. Co należy wziąć pod uwagę?

Zasięg działania. Operatorzy pocztowi oraz firmy kurierskie nie zawsze działają na terenie całej Polski. Niektórzy operatorzy skupiają się na doręczaniu przesyłek w granicach jednego miasta lub regionu. Jeśli firma wysyła korespondencję przede wszystkim do klientów i kontrahentów z tej samej miejscowości, doskonale sprawdzi się usługa poczty miejskiej, dzięki której listy bardzo szybko trafią od nadawcy do adresata. W przypadku listów skierowanych poza dane miasto, należy sprawdzić, czy wybrany operator działa w mieście docelowym. W tej kategorii wygrywa Poczta Polska, która przez lata zdążyła zbudować największy zasięg.

Cena. Dla wielu przedsiębiorców to właśnie cena będzie miała kluczowe znaczenie przy wyborze operatora pocztowego. I tak np. najtańszy, pojedynczy list nadany za pośrednictwem Poczty Polskiej kosztuje 1,60 zł, InPost proponuje listy w cenie od 1,14 zł netto, a ForPosta pobiera opłatę 0,80 zł netto za list. Warto dokonać kalkulacji w oparciu o liczbę i koszt wysyłki takich przesyłek, jakie najczęściej nadawane są w danej firmie.

Czas doręczenia. Wysyłając list, chcemy mieć pewność, że do adresata trafi on jak najszybciej. W przypadku poczty miejskiej, nie powinno to nastąpić później niż w ciągu doby (maks. dwóch) od nadania, a w przypadku poczty międzymiastowej, dopuszczalny wydaje się termin od 1 do 4 dni.

Sposób odbierania i doręczenia. Czasy, kiedy pracownik firmy (a w przypadku najmniejszych podmiotów, nawet jej właściciel) musiał spędzać codziennie mnóstwo czasu w kolejce na poczcie, by wysłać firmową korespondencję, odchodzą do lamusa. Dziś nowocześni operatorzy oferują znacznie wygodniejszą możliwość. Listonosz może nie tylko dostarczyć, ale i odebrać listy bezpośrednio w firmie. Dodatkowo, niektórzy operatorzy umożliwiają nadawanie za ich pośrednictwem także tych przesyłek, które zostaną przekazane innemu operatorowi.

Monitoring. Każdy list, nawet zwykły, powinien być monitorowany w taki sposób, aby klient mógł na bieżąco sprawdzić, gdzie aktualnie znajduje się nadana przez niego przesyłka. A gdy list dotrze do adresata, nadawca może zostać o tym powiadomiony za pomocą e-maila, sms-a lub komunikatu w systemie. Dodatkowo, dla nadawców masowych istotna będzie także usługa trackingu, dzięki której firma może generować raporty dotyczące aktualnego statusu dostarczenia poszczególnych przesyłek. – Każdy list wysłany naszymi strukturami jest skanowany przy nadaniu i odbiorze. Dzięki temu, do unikalnego numeru przewozowego dołączane jest oznaczenie pozycji GPS, w której dokonano skanu – podkreśla Tomasz Kuśmierski, prezes zarządu ForPOSTA S.A. – Każdy list posiada swój unikatowy kod kreskowy, a każdy klient ma możliwość śledzenia na monitorze własnego komputera drogi swoich przesyłek.

Dodajmy, że dla przedsiębiorcy istotny może być także system rozliczeń. Nowoczesny operator powinien umożliwiać klientom firmowym rozliczanie usług za pomocą jednej faktury, raz w miesiącu.

To właśnie połączenie niskich kosztów, innowacyjnych rozwiązań technicznych oraz pewności, że przesyłka zostanie dostarczona na czas powinny stanowić główne elementy, jakie przedsiębiorca weźmie pod uwagę wybierając operatora najlepszego dla swojej firmy. Dzięki starannemu porównaniu dostępnych ofert z uwzględnieniem wymienionych powyżej elementów, wybór ten stanie się łatwiejszy. 

źródło: Biuro Prasowe
Załączniki:

Hashtagi: #BIZNES #Firma